На главную Обратная связь Карта сайта Поиск

официальное интернет представительство электронной системы товарного рынка
СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННЫХ СДЕЛОК

 
О компании
Пресс-центр
О проекте
Инвесторам
English

Участники Проекта СЭС:

 

 

 
Вход в СЭС
Логин:
Пароль:
Забыли пароль?

 

644042, город Омск, ул. Маркса, д. 18/28 оф.900

тел./ф.

+7-913-684-3359

e-mail: 

project-ses@yandex.ru

ses@ses.ru

 

Главная   Пресс-центр  СМИ  Электронный документооборот как аналог традиционному

 

Электронный документооборот как аналог традиционного

 

Каждый день пользователи Всемирной сети отправляют около 10 млрд. электронных писем.

 


Из всех способов использования Интернета самый популярный сегодня — пересылка информации с помощью электронной почты. Использование электронной почты в коммерческих целях облегчает взаимодействие хозяйствующих субъектов, повышает его оперативность, но и порождает правовые проблемы.
Попробуем в них разобраться.

 

 

Документооборот


Термин «документооборот» широко используется в действующем законодательстве. Его определение закреплено только в ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - в пункте 60: документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

С предложенным определением трудно согласиться.

Во-первых, в качестве документооборота в нем рассматривается движение документа только в рамках одной организации. Следовательно, из сферы документооборота исключается взаимодействие организаций, осуществляемое посредством передачи документов. Т.е. предполагается существование абсолютно обособленных документооборотов в недрах каждой организации, а, выходя за ее пределы, документ оказывается вне документооборота.
Использование термина «документооборот» применительно к отдельно взятому юридическому лицу или органу имеет право на существование. Однако это использование данного термина в узком смысле. Даже применительно к традиционному документу на бумажном носителе общее понятие «документооборот» должно охватывать весь жизненный цикл документа и не может ограничиваться рамками организации.
Применительно к документу на электронном носителе расширенное понимание документооборота приобретает особое значение. Поскольку признание юридической силы документа зачастую может зависеть не только от его отправителя, но и от деятельности третьих лиц: удостоверяющих центров, выдающих сертификат ключа электронной цифровой подписи;
получателя документа, аутентифицирующего (устанавливающего подлинность и целостность) документ и т.д.

Во-вторых, из приведенного определения можно сделать вывод: документооборот — это жизненный цикл документа, который прекращается завершением его исполнения или отправлением.
Однако в действительности и после исполнения документ не перестает существовать — как правило, он передается в архив для последующего хранения и продолжает выполнять присущие ему функции: закреплять и хранить информацию, быть доказательством в суде и т.д. Что касается отправки документа в другую организацию, то она должна рассматриваться только как этап документооборота, но не его финальная стадия.

На основании вышеизложенного сформулируем общее определение документооборота: документооборот — это процессы, происходящие с документом, в т.ч. создание, обработка, передача, хранение, уничтожение.

 

Электронный документооборот


Понятие «электронный документооборот» — производное от понятия «документооборот».
Электронный документооборот — это документооборот, в котором документы существуют в электронной форме. Таким образом, технологические особенности создания, обработки, передачи, хранения и т.д. электронного документа обусловили возникновение понятия «электронный документооборот» и необходимость его правового регулирования.
Российское законодательство не дает определения термина «электронный документооборот». Международное законодательство также не использует этот термин.
Следует отметить, что Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» не уделяет должного внимания ни понятию «электронный документооборот», ни понятию «электронный обмен документами». Возможно, законодатель планировал закрепить данные понятия в других законах, посвященных электронному документу, электронной торговле и т.д., и в Государственную Думу РФ неоднократно вносились соответствующие законопроекты, однако до настоящего времени они так и не стали законами.


Проблемы, с которыми сталкиваются пользователи при использовании электронной почты для пересылки документов:

 

1. Проблема установления отправителя электронного документа.

При формировании электронного адреса в качестве учетного имени пользователя необязательно используется его реальное имя.
Ничто не мешает зарегистрировать бесплатный почтовый ящик, включив в состав выбранного имени имя другого человека, и разослать почту, притворяясь другим лицом. Технически возможно установить, с какого именно компьютера был отправлен тот или иной документ, однако весьма затруднительно установить его отправителя.
Неосмотрительно использовать электронный адрес для установления автора и отправителя электронного документа, с которого данное сообщение было доставлено. Даже добросовестный пользователь интернет-почты в случае необходимости может воспользоваться чужим электронным адресом для отправки электронного документа своему контрагенту. Более того, на предприятиях довольно часто секретарь через свой электронный адрес осуществляет отправку электронных документов по поручению руководителя.
Разумеется, электронный адрес отправителя сообщения является реквизитом, идентифицирующим электронный документ, однако его следует рассматривать в совокупности с иными реквизитами, например, указанными в документе Ф.И.О. автора. Конечно, такого рода реквизиты не позволяют с достоверностью установить отправителя электронного документа. Однако стороны электронного обмена документами могут согласовать, в том числе и в письменной форме, кодовые обозначения, условные знаки, пароли, шифры и иные аналоги собственноручной подписи, включая электронную цифровую подпись, которые позволят со значительной степенью уверенности идентифицировать отправителя электронного документа.


2. На пути прохождения незашифрованного электронного письма от отправителя к адресату доступ к нему могут получить многие лица.

Электронный документ становится доступным третьим лицам даже без принятия ими специальных мер по перехвату сообщений. Если же речь идет о специально организованных системах перехвата электронной почты, то здесь возможности доступа к электронной почте ограничены только мощностью имеющегося оборудования.
Однако при использовании электронного документооборота в предпринимательской деятельности стороны максимально заинтересованы в высокой степени достоверности идентификации отправителя, а также гарантиях целостности, неизменности и конфиденциальности документа. На сегодняшний день самый надежный способ обеспечения неизменности содержания электронного документа — использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), основанной на асимметричном шифровании.
Электронный документооборот может соответствовать предъявляемым требованиям, при условии применения диспозитивного метода правового регулирования — заключение между участниками соглашения об условиях электронного документооборота или соглашения об использовании электронных документов в рамках указанного в статье 421 Гражданского кодекса принципа свободы договора, в соответствии с которым участники сделок свободны в определении вида и условий договора при заключении сделок.

 

Развитие правовой базы электронного документооборота


Несмотря на недостатки Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», его значимость очевидна. Дальнейшее развитие электронного документооборота и электронной торговли без такого акта уже невозможно. В то же время этот Закон настолько усложнил процедуру использования ЭЦП, что наметился некоторый спад активности в этой сфере. Хочется надеяться, что формирующаяся правовая база будет способствовать применению ЭЦП как в гражданском электронном документообороте, так и во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами власти.


На наш взгляд, при подготовке нового законодательного акта необходимо выделить следующие основные направления:
- устранение противоречий норм информационного законодательства общепризнанным нормам международного права и международным договорам Российской Федерации (презумпция соответствия);
- законодательное разграничение полномочий в области применения информационных технологий между органами государственной власти и органами местного самоуправления Российской Федерации;
- закрепление правовых гарантий презумпции открытости информации, затрагивающей права и интересы каждого в целях реализации конституционных прав и ограничений на получение информации в интересах защиты нравственности, здоровья, прав и законных интересов физических лиц, прав и законных интересов юридических лиц, основ конституционного строя, обеспечения обороноспособности страны и безопасности государства;
- правовое урегулирование применения электронного документооборота на основе совершенствования общих требований к документообороту, включая создание и использование средств его обеспечения.

Теоретические и методологические основы регулирования в информационной сфере целесообразно сосредоточить в едином документе. В нем должны быть учтены новые правоотношения, с учетом Стратегии развития информационного общества в России, Доктрины информационной безопасности РФ, Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 г., Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)», а на региональном уровне — Целевой программы информатизации Омской области «Электронный регион» на 2006 - 2008 годы и ряда других правовых документов, касающихся развития информационного законодательства.

Журнал "Бизнес консультант", №12, июнь 2008г.

 

Антон Шуваев, ведущий юрисконсульт
ПО «Система электронных сделок»
ashuvaev@ses.ru



Планируемые мероприятия

В четвёртом квартале 2013 года планируется провести повторное тестирование программного продукта и начать подготовку к опытной эксплуатации проекта СЭС-электронный документооборот.

Новости

21 декабря 2012 года состоялось очередное заседание Коллегии конструкторов при ПО «Система электронных сделок».

 

23 октября 2012 года состоялось 3-е заседание Коллегии конструкторов при ПО «Система электронных сделок».

04 сентября 2012 г. – состоялось очередное Общее собрание ПО "СЭС".

 

27 сентября 2012 г. Омский областной Союз предпринимателей и НП «ИТ-Кластер «Сибири» приняли решение создать в своих организациях добровольные Фонды поддержки Проекта «Система электронных сделок».

 

27 июня 2012г.Экспертная рабочая группа Омского областного Союза предпринимателей дала положительное заключение по Проекту Система электронных сделок

 

Июнь 2012г. – ПО «СЭС» приступило к тестированию программного обеспечения СЭС-электронный документооборот

 

07 июня 2011г. в Омском областном Союзе предпринимателей ПО «СЭС» начинает проводить серию встреч на тему Теория и практика инновационного предпринимательства.

 

03 июня 2011г. – ПО «СЭС» приступило к разработке электронной системы дистанционного обучения системее внешнего электронного документооборота.

 

03 июня 2011г. - ПО «СЭС» приступило к разработке НИОКР «Разработка подсистемы электронных поручений» в рамках программы УМНИК.

Соглашение об авторских правах.

Агентство интернет-решений «Глобус» Работает под управлением системы Content Streamer